05 Facturar por acto y "por vial": mecánica, producto y software

Cómo se factura de verdad cuando cobras por pieza: por acto realizado, por paciente atendido o "por vial". La regla que ordena todo el documento: tú nunca vendes producto — tú prestas un servicio médico que puede llevar el producto incluido. Confundir esas dos cosas es, según el caso, un problema de IVA, una infracción de productos sanitarios o directamente una venta ilegal de medicamentos. Y al final: qué software usar (código abierto y bajo coste, compatible Verifactu).

Documento estatal. En País Vasco/Navarra: misma mecánica con TicketBAI/foral.

1. Los tres modelos de cobrar por acto

Qué porcentaje pedir en cada modelo (solo local / local+estructura / todo incluido / 50-50), con los costes reales del producto y el método de cálculo: 07 Qué porcentaje pedir: los modelos de colaboración, desglosados.

2. La factura mensual por producción (modelo estándar)

El vehículo legal de "te facturo el mes" es la factura recapitulativa (art. 13 RD 1619/2012): agrupa las operaciones del mes natural para un mismo destinatario y se expide antes del día 16 del mes siguiente.

FACTURA 2026-C1-07 · Dra. [ ] → Clínica [ ] · julio 2026 (recapitulativa)
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12 × Tratamiento neuromodulador tercio superior (material de la clínica)
     .................................. 12 × 90,00 = 1.080,00 €   IVA 21 %
 6 × Relleno AH surco (material incluido) . 6 × 160,00 = 960,00 €   IVA 21 %
 2 × Infiltración bruxismo (Dx en HC nº ...) 2 × 120,00 = 240,00 €   exenta*
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Base 21 %: 2.040,00 · IVA: 428,40 · *Exenta art. 20.Uno.3º Ley 37/1992
Retención IRPF 7 % (comunicación art. 95.1 RIRPF entregada): −159,60
Detalle de actos: anexo/liquidación julio 2026 firmada por ambas partes

• El anexo-liquidación firmado por ambas partes cada mes es la pieza maestra: prueba la realidad del servicio ante la AEAT, es tu protección de cobro, y sirve de procedimiento de aceptación si hay autofacturación (§4).
• Cobro: lo normal es que la clínica cobre al paciente y te liquide a ti. La Ley 3/2004 (morosidad) te aplica como profesional: sin pacto, pago a 30 días naturales; por pacto, máximo 60 (lo que exceda es nulo), con interés de demora BCE+8 puntos y 40 € por factura de costes de cobro. Una liquidación "a 90 días" no es legal por mucho que la firme la clínica.
• IVA por línea: estética 21 %, terapéutico exento con respaldo en historia (03 IVA: estética frente a terapéutica); retención 7/15 % (01 §4).

RGPD: pacientes en la factura, jamás por su nombre

La factura va dirigida a la clínica y no necesita identificar pacientes (art. 6 RD 1619/2012 no lo exige). Nombre + tratamiento estético = dato de salud (art. 9 RGPD) circulando sin necesidad — sancionable. El estándar defendible:

• En factura y anexo: código/nº de historia ("HC 2026-0143"), nunca nombre. La clínica custodia el mapeo código→paciente.
• Cobertura legal de sobra: el art. 16.3 Ley 41/2002 obliga a separar identidad de datos clínicos incluso ante inspección, y el Supremo (2022) exige autorización de los pacientes para que Hacienda use datos de salud de una clínica. La AEAT puede comprobar la realidad del servicio con el código y el mapeo; no necesita nombres.

3. "Facturar por vial": producto, medicamento y las líneas rojas

La regla fiscal: el producto es accesorio del acto

Cuando administras el producto en tu acto médico hay una sola operación (doctrina de accesoriedad, DGT/TJUE): el vial sigue el régimen del acto. Estética → todo al 21 %. Terapéutico exento (bruxismo, hiperhidrosis...) → el producto también va exento como accesorio: no lo saques a una línea aparte con IVA, romperías la prestación única.

Desglosar "por jeringa" en la factura es legal como desglose de precio de un mismo servicio y un mismo tipo de IVA. Lo que no puede aparecer es una línea titulada "venta de vial/producto": eso ya no es desglose, es una entrega de bienes — otro régimen (medicamento 4 % / producto sanitario 21 %) y, según el producto, algo peor que un error de IVA:

Toxina botulínica: medicamento — tú no vendes, tú tratas

• La toxina es medicamento sujeto a prescripción (presentaciones estéticas según Circular AEMPS 2/2010). La dispensación/venta de medicamentos está reservada a las farmacias: un médico que "vende viales" a pacientes, colegas o clínicas comete venta ilegal de medicamentos (art. 4 RDL 1/2015 además prohíbe al clínico cualquier interés económico directo en la comercialización).
• El canal legal de compra para consulta privada es la oficina de farmacia, por "venta directa a profesionales sanitarios" (no el laboratorio directamente): conserva facturas/albaranes ≥ 2 años; la farmacia te avisa de retiradas de lote.
• Cómo se cobra la toxina al paciente o a la clínica: dentro del precio del tratamiento — "tratamiento con neuromodulador, material incluido". Nunca como línea de producto.
• En el modelo (b) — tú pones producto — cuidado con la toxina: pasear viales de nevera en nevera entre varias clínicas rompe cadena de suministro y conservación (2-8 °C). Lo defendible es que el producto esté y se conserve en el centro donde se usa; con toxina, casi siempre conviene el modelo (a).

Rellenos de ácido hialurónico: producto sanitario clase III

• Comprarlos y usarlos en tus propios pacientes dentro del acto: sin problema (es tu insumo, gasto deducible).
• Revenderlos a otras clínicas/colegas de forma sistemática = actividad de distribución/venta del RD 192/2023 (comunicación previa a la comunidad autónoma + obligaciones de almacenamiento). No es tu negocio: no lo hagas de tapadillo.
• Trazabilidad: marca + lote/UDI por paciente y acto, siempre (RD 192/2023). Ese registro, obligatorio de por sí, es además tu libro interno de consumo — el que reparte costes si compartes stock con un socio (06 §4).

Marca en factura sí, marca en publicidad no

Poner "Vistabel/Juvederm, lote X" en factura e historia es correcto (documento de transacción y trazabilidad). Ponerlo en tarifas públicas, web o RRSS es publicidad de medicamento de prescripción (multa desde 90.001 €) o de producto sanitario de uso profesional — la frontera exacta está en Publicidad sanitaria y colegiación, Referencia legal del marketing.

4. Autofacturación: cuando la clínica te "hace" la factura

Muy habitual: el software de la clínica genera tu factura mensual desde su producción. Es legal — facturación por el destinatario, art. 5 RD 1619/2012 — con estos requisitos:

• Acuerdo previo que especifique las operaciones (la ley ya no exige que sea escrito, pero hazlo escrito: es tu prueba).
• Aceptación por ti de cada factura (procedimiento libre: la firma de la liquidación mensual sirve exactamente para esto).
• Serie propia para esas facturas + mención obligatoria "facturación por el destinatario" + copia para ti.
• Tú sigues siendo la responsable de que la facturación sea correcta: revisa la liquidación antes de firmar, no después.
• Verifactu: en este esquema es el SIF de la clínica el que genera (y en modo Veri*factu remite) tus registros de facturación identificándote como obligada; tú solo necesitas SIF propio para lo que factures por tu cuenta. Fechas: sociedades 1-ene-2027, autónomos y CB 1-jul-2027 (RD-ley 15/2025).

Y el contrato por acto, que no se os olvide pactar: qué incluye el precio del acto (¿revisión/retoque de las 2-3 semanas incluido o es acto nuevo? ¿quién pone el producto del retoque?), no-shows (no generan honorario, o compensación pactada), seguimiento de complicaciones (quién lo asume y cómo se remunera), plazo de pago (≤ 60 días), tu acceso a los datos de producción, y el mandato de cobro (la clínica cobra al paciente en tu nombre). En medicina estética los tribunales exigen más que en otras especialidades: pactadlo por escrito.

5. Software: código abierto, bajo coste, Verifactu

Primero, un dato que ahorra búsquedas: no existe una "lista oficial AEAT" de software homologado. El cumplimiento se autocertifica con la declaración responsable del fabricante, que debe poder verse dentro del programa (menú Ayuda/Acerca de). Antes de contratar nada: pide o localiza esa declaración.

Descartados con motivo: Dolibarr (open source, pero sus módulos Verifactu son de pago, 330-475 € — más caro que años de nube), Invoice Ninja / InvoicePlane (sin Verifactu autoalojado), y las librerías "verifactu" de GitHub (son para programadores: quien las usa se convierte en fabricante y firma su propia declaración responsable).

Recomendación por perfil:

• Médica sola facturando a clínicas/pacientes: Contasimple Profesional (si quieres 130/303 precalculados) o FacturaScripts en factura.city (si prefieres open source). Una suscripción por obligado.
• Despacho compartido (doc 06): cada médico su cuenta, y la CB en la app gratuita de la AEAT (emite 2 facturas al mes; una persona puede gestionar su NIF y el de la CB con apoderamiento).
• Gestión de clínica open source con producción por profesional: no hay nada viable en España (OpenEMR es americano y no Verifactu). Solución honesta: el software de facturación + una hoja compartida (fila por acto: fecha, ref. paciente, médico, lote, importe) que alimente la liquidación mensual.

Checklist del que cobra por acto

• [ ] Contrato por acto firmado: precio y qué incluye, retoques, no-shows, complicaciones, plazo de pago ≤ 60 días, acceso a producción, mandato de cobro.
• [ ] Decidido quién pone el producto (con toxina: la clínica, salvo excepción justificada) y precios que absorben su coste si lo pones tú.
• [ ] Factura recapitulativa mensual antes del día 16 + anexo-liquidación firmado.
• [ ] Pacientes por código de historia en factura y anexo; el mapeo lo custodia la clínica.
• [ ] Si autofactura la clínica: acuerdo escrito, serie propia, mención "facturación por el destinatario", tú revisas y aceptas cada una.
• [ ] Registro de lotes por paciente/acto al día (trazabilidad + reparto de consumo).
• [ ] Software con declaración responsable Veri*factu visible en la app.
• [ ] Ninguna línea "venta de vial/producto" en ninguna factura, nunca.

[Pendiente de confirmar]

• Precios 2026 citados de software (Contasimple ~11 €, factura.city ~12 €, Quipu ~14 €): confírmalos al contratar; cambian a menudo.
• Si la clínica te autofactura: que su SIF sea conforme (a las sociedades les obliga desde el 1-ene-2027).

Vigente a julio 2026; confirma cifras y cláusulas con tu gestoría antes de firmar.